POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (HABEAS DATA)
INTRODUCCIÓN
Wiseman ha diseñado la presente política para el buen uso y tratamiento de datos personales en nuestros puntos de venta físicos y digitales.
El propósito de esta política es dar claridad a los clientes y a colaboradores de la compañía del buen uso y tratamiento de los datos personales.
La política contenida en el presente documento se elaboró teniendo en cuenta el cumplimiento de la Ley 1266 de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones” y la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.”
La política y procedimientos surgidos del presente documento serán aplicados en los distintos establecimientos comerciales y puntos de venta de Wiseman, con la finalidad de almacenar, recolectar, proteger y garantizar el buen uso de los datos personales suministrados por sus clientes, proveedores, colaboradores y terceros.
En la actualidad la tecnología le permite a las empresas y/o entidades la gestión, recolección y almacenamiento adecuado de la información personal que se utilice para el cumplimiento de los objetivos corporativos y de negocio, por esta razón Wiseman donde su objeto social se centra en la promoción, importación y comercialización de toda clase de prendas de vestir y accesorios con apertura de establecimientos comerciales y oficinas dentro del país y que en desarrollo de su objeto social realiza toda clase de convenios, contratos, operaciones comerciales y financieras ya sea en nombre propio o de terceros; da cumplimiento a lo establecido en la ley sobre HABEAS DATA Y DATOS PERSONALES.
El derecho fundamental del HABEAS DATA consiste en garantizar a los ciudadanos el poder de decisión y control sobre la información, uso y destino de sus datos personales.
En cumplimiento de lo anterior el objetivo de esta política consiste en implementar y comunicar que por la condición que maneja Wiseman de encargados y responsables del tratamiento de datos personales debe organizar sus procesos con el fin de cumplir a entera cabalidad con las disposiciones contempladas en la ley.
2. FINALIDADES
Por medio de la presente política Wiseman formaliza el tratamiento de datos personales inmersos en sus actividades con directivos, clientes, usuarios, proveedores, colaboradores, candidatos a vacantes y/o terceros que se encuentran registrados en su base de datos y en las de sus establecimientos de comercio tanto físico como digital donde podrá recolectar, almacenar, circular, transferir, transmitir y usar la información personal obtenida, de manera directa o indirecta, en general para el cumplimiento y desarrollo de sus objetivos comerciales, específicamente para:
- Proveer de información a sus clientes sobre productos y/o servicios.
- Informar eventos y/o promociones
- Implementar campañas, promociones y/o concursos comerciales, publicitarios y/o de mercadeo.
- Para programas de fidelización y actualización de datos de nuestros clientes, proveedores, colaboradores y/o Terceros
- Realizar constantes evaluaciones de satisfacción de sus clientes, ya sea mediante comunicación directa y/o encuestas
- Dar cumplimiento a las obligaciones adquiridas por contratos y relaciones comerciales
- Dar cumplimiento a los deberes legales que le corresponden (Facturación y/o cobro por servicios prestados
- Para realizar la vinculación o análisis jurídico y financiero previa al inicio de una relación comercial
- Para entregar información periódica o eventual a las autoridades tributarias y gubernamentales
- Para realizar las debidas gestiones de pago a proveedores
- Para gestionar trámites de PQRS en los establecimientos comerciales
- Para realizar reservas o trámites legales o comerciales inherentes a las labores como colaboradores
- Para realizar el estudio jurídico y de crédito previo a la vinculación como cliente, lo que incluye actividades de trazabilidad financiera, análisis de la capacidad de pago y asignación de cupo de crédito de conformidad con las normas legales
- Para adelantar el proceso de selección para la contratación interna
Por otro lado, los datos de los colaboradores de Wiseman durante la relación laboral y/o prestación de servicios se utilizarán con el fin de:
- Potenciar las habilidades por medio de cursos, capacitaciones, talleres y/o diferentes procesos de bienestar y planes de beneficios
- Para suministrar información del colaborador a las entidades de seguridad social.
- Para fines de comunicación interna y publicidad de información de interés y para la gestión de riesgos
- Para el almacenamiento de registros fílmicos que constituyan evidencias futuras
- Para el desarrollo y ejecución de programas de promoción y prevención de enfermedades en la salud de los colaboradores
- Para la gestión de la telefonía celular y trámites ante entidades de servicios de telecomunicaciones y servicios de tecnología
- Para el desarrollo de procesos de contratación y subcontratación de proveedores de bienes y servicios
- Para suministrar u obtener referencias comerciales y/o financieras
- Para adoptar medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas
De igual forma Wiseman podrá entregar los datos personales de directivos, clientes, usuarios, proveedores, colaboradores, candidatos a vacantes y/o terceros a entidades radicadas en Colombia y/o en el Exterior, sean públicas o privadas y siempre y cuando dichas empresas o entidades se acoplen a las políticas y leyes del tratamiento de datos personales; dicha entrega sólo se llevará a cabo únicamente para cumplir con el desarrollo de sus objetivos comerciales y/o porque así la Ley lo determine (Facturación Electrónica con la DIAN).
Como medida de protección para sus colaboradores Wiseman cuenta con un sistema de circuito cerrado de televisión a fin de garantizar la seguridad personal en sus diferentes sedes, bodegas y establecimientos de comercio, por tanto los datos sobre la imagen personal solo serán utilizados por Wiseman para los fines pertinentes, y será esta imágen personal conocida por los colaboradores de Wiseman, los PRESTADORES o CONTRATISTAS que el presente asunto involucre y por LAS AUTORIDADES COMPETENTES, según sea el caso; en ningún momento los datos biométricos por imágenes personales, serán utilizados Wiseman para actividad diferente a la consagrada en el contrato de suministro del servicio de circuito cerrado de televisión.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Para los efectos de la presente política se entenderán como titulares de los datos personales los: Clientes, Colaboradores, Proveedores y/o Terceros.
Wiseman para el tratamiento de datos personales solicita una autorización previa, informada y expresa por el Titular la cual podrá ser obtenida por cualquier medio físico y/o electrónico.
La información de los datos personales podrá ser suministrada al Titular, representante legal y/o apoderado, o terceros autorizados por éste o por la ley, así como entidades públicas o administrativas en ejercicio de funciones legales o por orden judicial, asimismo se podrá continuar con el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad indicada en esta política, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato; salvo que exista un deber legal en conservar la información que sea esencial para la debida prestación del servicio u ofrecimiento del producto.
Como titular de dicha información podrá ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales enviando la respectiva solicitud a servicioalcliente@ubcuarenta.co
PARÁGRAFO: Si el cliente no está de acuerdo con el suministro de sus datos personales la facturación será dirigida a un cliente de tipo “GENÉRICO” donde Wiseman no podrá hacerse responsable de los datos solicitados por cualquier entidad. De igual forma Wiseman podrá abstenerse de cualquier venta cuando los datos se requieran por Ley en algunos eventos y/o promociones (Días Sin IVA y/o Facturas Electrónicas).
PUBLICACIÓN, NOTIFICACIÓN, EJECUCIÓN Y ALCANCE
Será responsabilidad de Wiseman por medio de cada uno de sus funcionarios y representantes, ejecutar en su integridad las disposiciones contenidas en esta política y darlas a conocer de manera oportuna a todos los funcionarios, clientes, proveedores y/o Terceros, quienes deberán declarar en todos los casos y de manera anticipada su acuerdo con el contenido.
La presente política rige de manera inmediata para todos los funcionarios, clientes, proveedores y/o Terceros de la compañía Wiseman, la violación en los procedimientos o en los tiempos o deberes aquí estipulados acarrea sanciones disciplinarias por parte de los involucrados.
Habeas Data
Ley 1581 de 2012
DEFINICIONES
Con el fin de ejecutar el mejor cumplimiento y comunicación de la presente política se relacionan las definiciones establecidas por la normatividad vigente:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por Wiseman dirigida al Titular de los datos personales, en la cual se le informa de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el relativo al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público; aquellos que por su naturaleza no están sometidos a protección.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando Wiseman, ubicada en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del país.
